• طفح الحفاض، طفح الكافولة، التسميط
    يسبب طفح الحفاض بشرة حمراء ومنتفخة ومتحسسة في منطقة الحفاض. و‏ينجم الطفح عموماً عن مزيج من الرطوبة والحمض في البول أو البراز، واحتكاك الحفاض ببشرة طفلك.يصاب أيضا بعض الأطفال بالطفح نتيجة المنظف المستخدم لغسل الحفاضات القماشية، أو من السراويل الداخلية البوليسترية، أو من المطاط، أو من بعض أنواع الحفاضات الجاهزة، والمناديل المبللة.
    إقرأ المزيد...
  • هل أنت صائم ؟! هل أنت سمين
    يزيد معدَّلُ استهلاك الأغذية قطعاً في رمضان, حيث تشير إحصائيَّاتُ السوق إلى أنَّ معدَّل شراء المواد الغذائية يزيد بنسبة 20 الى 40٪, فأين تذهب هذه الزيادة؟ للأسف، يكون جزءٌ كبير منها مصيره النفايات, وجزء آخر تكون مهمَّته زيادة أوزان الناس!
    إقرأ المزيد...
  • الدوافع النفسية وارتكاب الجرائم
    " السعادة أم التعاسة النفسية " يقول الله تعالى " وما ابرىء نفسي ان النفس لامارة بالسوء ألا ما رحم ربي ان ربي غفور رحيم " (53) (يوسف) . هل الدوافع النفسية هي المسئولة عن ارتكاب الفرد للجرائم ؟ الإجابة : نعم
    إقرأ المزيد...
  • التَّوَحُّد - العلامات الباكرة
    إن التَّوَحُّد هو اضطراب يُلاحظ على الطفل عادةً منذ الطفولة الباكرة. أما أعراضه وعلاماته الرئيسة فهي ضعف التواصل والتفاعل الاجتماعي والتصرفات المكررة. إن الأطفال المصابين بالتوحد يعانون مشاكلَ في الحديث مع الآخرين أو يتجنبون النظر في أعينهم عند التحدث معهم. ويمكن أن يخُّطوا بأقلامهم قبل أن يتمكنوا من الانتباه إلى ما يكتبون، أو يمكن أن يرددوا الجملة نفسها مرات ومرات…
    إقرأ المزيد...
  • الإدارة الإليكترونية
    ما هي الإدارة الكترونية 1-إدارة بلا ورق فهي تشمل مجموعة من الأساسيات حيث يوجد الورق ولكن لانستخدمه بكثافة ولكن يوجد الأرشيف الإلكتروني ، والبريد الإلكتروني ، والأدلة والمفكرات الإلكترونية والرسائل الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية 2- إدارة بلا مكان ، وتعتمد بالأساس علي التليفون المحمول
    إقرأ المزيد...
  • حتى لا يصبح الإلحاد ظاهرة بيننا
    وصف الإلحاد في مجتمعنا بأنه ظاهرة وصف غير دقيق في الوقت الراهن...لكنه ظاهرة عالمية بلا شك وحسب الدراسات الحديثة فإن نسبة الإلحاد بين سكان العالم تصل إلى السدس.إذ تفيد بعض الإحصاءات الغربية أن بين كل ستة أشخاص في العالم يوجد ملحد واحد وهذه نسبة كبيرة جدا وقد فرضت نفسها على المستوى العالمي في الوقت الراهن.
    إقرأ المزيد...
  • ضرورة تقديم نصائح صحية للمراهقات للوقاية من ترقق العظام
    يجب أن تتلقَّى المُراهقات، كما هي حال البالغات من النساء، النُّصحَ الطبِّي حول صحَّة العظام وأسلوب المعيشة الذي قد يُؤثِّر في احتمال تعرضهنَّ لكسور العظام أو ترقُّقها، مثل التدخين والعادات السيِّئة في تناول الطعام وإنقاص الوزن بشكل مُبالَغ فيه، وذلك وفقاً لتعليمات صدرت مُؤخَّراً حول ترقّق العظام.
    إقرأ المزيد...
  • بين ميول الصِّغار وتعنت الكِبار
    فلنفتح الطريق للميول والرغبات سعياً لمستقبل مشرق والذين يصادرون ميول الآخرين يسقطونهم في مستنقع الخيبة "مال إليها قلبه"... عبارة تتردد على الشفاه حين نسمع أو نقرأ عن وقوع أحدهم في أسر جاذبية فتاة تعلّق بها، فانجذب ومال إليها، وهناك معانٍ عديدة للميل أو الميلان في لغتنا العربية. مال الغصن - مثلاً - معناه أن النسيم حرَّكه، مال القوام.. أي رقَّ…
    إقرأ المزيد...
  • ليس من سمِع كمن لُسِع
    هل تخيلت يوماً وأنت تضع رأسك على الوسادة لتنام، أن بيتك قد يُقصف في أي لحظة؟ ماذا اعتراك حينها، إن كان خطر لك هذا الخاطر أصلاً؟ وهل الخاطر سينقل لك إحساس التجرِبة؟ إذا أردت أن تعرف، فاسأل من عاش أو يُعايش هذا الفزع، ولكن اعلم أنه ليس من سمِع كمن لُسع. هل تعرف ماذا يعني أن تقضي عشرين أو خمسة…
    إقرأ المزيد...

البوابة

طباعة

تعال "نُهَنْدِر" مكاتبنا

Posted in الإدارة

businessكان صاحبنا الأول دائماً بين أقرانه. وكان يختال دائماً بأنه أقربهم إلى الجديد. وكثيرًا ما وقف بينهم خطيباً أو معلماً ولأن لكل جواد كبوة، فقد كانت كبوة صاحبنا في فوضويته المتناهية. فما إن تدخل مكتبه حتى تصاب بالاكتئاب من المظهر العام له. حيث تجد غابة من الأوراق في كل مكان؛ حتى الحاسوب لم يَعُد يستفيد منه. ورغم ذلك يدَّعِي أنه يعرف مكان كل ورقة وكل قلم على مكتبه. وتفرق زملاؤه عنه،

 

فقد خافوا أن يغرقوا معه في بحر الفوضى. وبسبب الفوضى أصبح كسولاً ثقيلاً كَدُبٍّ روسيّ.

لكنه فجأة انتبه إلى أيامه الأولى وتذكر كيف كان.. وكيف أصبح ؟! وسأل نفسه: ما الذي يمنعني من التخلص من الفوضى في حياتي عامة ؟! وفي مكتبي على وجه الخصوص ؟! وكيف يكون ذلك؟! وبعد تفكير عميق وجد الإجابة في كلمتين "هَنْدَرَة المكتب".

البداية:

لعلك في البداية سوف تسألني عن معنى "الهَنْدَرَة"، ولن أستغرب ذلك، ولكني سوف أصاب بخيبة الأمل إذا سألتني: ما معنى مكتب ؟!

"الهندرة" كلمة منحوتة من كلمتين: (هندسة) و (إدارة) وتعني إعادة الهيكلة أو إعادة البناء. وأظنك الآن قد فهمت قصدي مما نريده من مكاتبنا.. أَعِدْ بناء مكتبك بعقلية ونظام المهندس؛ فهيَّا معي.


 

  • إذا لاحظت أوراقًا على مكتبك لا تعرف متي وضعت، فأنت تعاني….
  • إذا كنت تردد : (لقد كانت الورقة هنا.. أين ذهبت؟!) فأنت تعاني..
  • إذا كنت تحتفظ دائمًا بأوراق دون أن تستعملها، فأنت تعاني…
  • إذا كنت تذهب إلى الاجتماعات دون ترتيب جَيِّد لغياب بعض المعلومات عنك، فأنت تعاني…
  • إذا كنت تعتبر نفسك مُنَظَّماً وتقضي في اليوم 20 دقيقة؛ لترتيب أوراقك فأنت تعاني..
  • إذا كنت تحفظ بعض الأوراق في غير ملفاتها، فأنت تعاني..
  • إذا كانت سلة المهملات عندك تخرج بلا ورق كل يوم.. فأنت تعاني..
  • إذا كنت لا تستطيع العثور على أي ورقة خلال دقيقة واحدة، فأنت تعاني..
  • إذا كنت تتلقى مكاتبات تقول لك: (ما زلنا في انتظار رَدِّك) فأنت تعاني..
  • إذا كان يحدث لك 60% مما سبق، فأنت تعاني من عدم النظام في مكتبك، وربما سوف يستمر الحال معك كثيراً وتفقد كثيراً من الناس الذين لن يثقوا بعد ذلك في قدرتك على إنجاز أعمالهم؛ ولذلك ابدأ من الآن في ترويض النَّمِر الورقي على مكتبك، وهناك ثلاث طرق فقط لتجعل هذا النمر طَوْعَ يمينك:

الطريقة الأولى: الأوراق على مكتبك

عندما تكون الأوراق على مكتبك، فإن هذا يعني أنها غير مخزنة، ولكن إما أنك تقوم بقراءتها أو أنك تقوم بكتابتها أو أنك تُوَقِّع عليها أو تعرضها، ودعني أسألك: هل تترك أموالك على المكتب ثم تضع عليها أموالاً ثم أموالاً ثم أموالاً ثم تدعي أنك سُرِقْت؟!.. إن الأمر بالنسبة لورقة مهمة قد يكون أخطر من أموال كثيرة؛ فقد تتعلق تلك الورقة بحياة بشر.

ودعني أقول.. مكتبك ليس مخزنًا، مكتبك من الفِعْل (كَتَب) (يَكْتُب) فهو للكتابة والقراءة فقط.

الطريقة الثانية: الورقة تُخَزَّن

عندما لا تكون في حالة استعمال للورقة ما فلا تضعها على مكتبك أبداً، وقم بتخزينها فوراً، وتخزينها يعني أنك تضعها في الملف المناسب لها، وذلك بالآتي:

انْتَقِ مجموعة من الملفات السميكة التي تتسع لمائتي ورقة على الأقل، ثم قُمْ بترقيم تلك الملفات.

قم بكتابة الموضوعات التي تتعامل فيها بالورق يوميًّا مثل الصادر، الوارد، خاص، ضرائب، بعد ذلك اكْتُب عنوان كل ملف على كعب الملف، ثم أي ورقة بعد ذلك صنفها إلى موضوعها، واحفظها فورًا في ملفها.


 

الطريقة الثالثة: الورقة في سلة المهملات

إذا كنت لن تحتفظ بالورقة فإن أقرب الأماكن لها هي سلة المهملات، واسأل نفسك: ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث لو أنني تخلصت من هذه الورقة؟ وفي الواقع سوف تجد الإجابة: لا شيء؛ لأنها لو كانت ذات أهمية لاحتفظت بها في الملف الخاص بها.

والآن..

إذا كنت تريد أن تختبر نفسك: هل قمت بهندرة مكتبك أم لا؟ فلتقم بذلك عن طريق اللعب؛ ولذا هيَّا بنا نلعب لعبة الأوراق.

لعبة الأوراق:

بعد أن تتخلص من كومة الأوراق على مكتبك تَسَلَّى بمراقبة أدائك وتحديد كفاءتك في التعامل مع الأوراق الجارية من خلال (لعبة الورق). قبل أن تغادر مكتبك كل يوم ولمدة أسبوع، افْحَص كل ورقة وكل ملف ملقًى على سطح المكتب أو بجواره، وأَعْطِ كل ورقة (نقطة) كما يلي:

(+5) لكل ورقة لم تستقر في مكانها الصحيح؛ لأنك لم تستطع أن تحدد ماذا تفعل بها، أو أنك نسيت وضعها في المكان المناسب.

(+3) لكل ورقة في ملف (أعمال اليوم) كان ينبغي عليك الانتهاء منها في ذلك اليوم ولم تفعل.

(+2) لكل ورقة كان ينبغي تحويلها لِجِهَة أخرى.

(+1) لكل ورقة زائدة عن العشرين في أي ملف فيه أكثر من عشرين ورقة.

(-1/2) لكل ورقة في أي ملف يوجد فيه أقل من عشرين ورقة (مثال: 19 ورقة تأخذ نصف درجة).

(-1/2) لكل ورقة وضعت في مكانها المناسب.

(-1) لكل ورقة في ملف أعمال الغد، وكل ورقة سَجَّلت بياناتها في التقويم للمتابعة في اليوم التالي.

اجمع محصلة نقاط كل يوم:

في الأسبوع الأول يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة.

في الأسبوع الثاني يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 15 درجة.

في الأسبوع الثالث يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة للأسابيع الثلاثة.

عندما تحقق الهدف الأخير تكون قد نظمت نفسك في ثلاثة أسابيع.

وعندما نلتقي في المرة القادمة إن شاء الله أرجو أن تخبرني هل هندرت مكتبك أم لا ؟!

ولا تنسَ أن تكتب لي على هذا العنوان:

المصدر : www.khayma.com

FacebookMySpaceTwitterDiggDeliciousStumbleuponGoogle BookmarksRedditNewsvineTechnoratiLinkedinRSS Feed